KSeF dla najmniejszych firm od 2027 r., MF chce odroczyć kary do 2028
Za niecałe trzy miesiące kończy się okres przejściowy w e-fakturowaniu. Rząd pracuje nad przesunięciem kar, ale nie samego obowiązku, więc mikrofirmy i freelancerzy powinni przygotować się już teraz.
Od 1 stycznia 2027 r. faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF, rządowej platformie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych) będą musieli wystawiać także najmniejsi przedsiębiorcy. Tego dnia kończy się okres przejściowy dla firm, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Obowiązek obejmie też freelancerów, ryczałtowców i podatników zwolnionych z VAT, jeśli fakturują innego przedsiębiorcę.
Obowiązek wchodził etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od tego samego dnia wszystkie firmy odbierają faktury przez KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury w systemie wystawiają pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności, z wyjątkiem tych, którzy mieszczą się w miesięcznym limicie 10 000 zł.
Według obowiązującej ustawy o VAT kary za omijanie KSeF mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Za fakturę wystawioną poza systemem bez uprawnienia grozi kara do 100 proc. kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7 proc. kwoty brutto. Karę nakłada decyzją naczelnik urzędu skarbowego, a przepisy nie określają kwoty minimalnej.
Jak informowały m.in. „Rzeczpospolita” i RMF24, Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. nowelizację (projekt UD477), która ma przesunąć nakładanie kar na 1 stycznia 2028 r. Rząd chce przyjąć projekt w IV kwartale 2026 r. Na razie nie jest to uchwalone prawo. Sam obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia. W 2027 r. Krajowa Administracja Skarbowa ma zamiast kar wysyłać przypomnienia, a przy braku reakcji prowadzić czynności sprawdzające i kontrolę rozliczeń VAT.
Dla mikrofirm i freelancerów oznacza to kilka kroków przed 1 stycznia 2027 r.:
- sprawdzić, czy program do faktur obsługuje KSeF i jaką metodą łączy się z systemem,
- wygenerować bezpłatny certyfikat KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień albo w Aplikacji Podatnika, bo tokeny (dotychczasowa metoda logowania programów do KSeF) mają zostać wycofane z końcem okresu przejściowego,
- przetestować wysyłkę faktury w środowisku testowym,
- nadać uprawnienia biuru rachunkowemu lub osobie, która wystawia faktury.
Firma, której miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł, podlega obowiązkowi już od 1 kwietnia 2026 r.