Jawność płac po dyrektywie UE: kiedy Excel przestaje wystarczać HR

Polska spóźniła się z wdrożeniem unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń, ale obowiązki i tak nadchodzą. Dla działów HR i menedżerów oznaczają one przede wszystkim znacznie więcej pracy na danych płacowych.

W wielu firmach wynagrodzenia od lat są rozrzucone po arkuszach kalkulacyjnych. Jeden plik ma dział kadr, drugi kontroler finansowy, trzeci menedżer, który przygotowuje podwyżki. Taki układ działał, dopóki nikt z zewnątrz nie pytał, skąd biorą się różnice w pensjach. Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń sprawia, że pracodawca będzie musiał na to pytanie odpowiedzieć: szybko, na aktualnych danych i w sposób, który obroni się przed sądem.

Termin minął, obowiązki zostały

Dyrektywę 2023/970 przyjęto 10 maja 2023, a w życie weszła 6 czerwca 2023. Państwa członkowskie miały czas na przeniesienie jej do swojego prawa do 7 czerwca 2026. Polska nie zdążyła. Nad projektem ustawy (numer w wykazie prac rządu: UC127) wciąż trwają prace, a jego nową wersję skierowano do dalszych prac (otwiera się w nowej karcie) 4 maja 2026. Najbardziej prawdopodobny termin wejścia przepisów w życie to początek 2027 r.

Część zmian działa jednak od 24 grudnia 2025. Wprowadziła je wcześniejsza nowelizacja Kodeksu pracy, która przeniosła do polskiego prawa część dyrektywy dotyczącą rekrutacji. Pracodawca musi podać kandydatowi początkowe wynagrodzenie albo jego przedział przed zatrudnieniem i nie może pytać o zarobki w obecnej ani w poprzednich pracach. Według badania HRrebels „Policz HR” pełne dostosowanie do tych zmian deklarują mniej więcej dwie trzecie firm. Na wszystkie wymogi związane z równością płac w pełni gotowe czuje się tylko 2 proc.

Co dokładnie dochodzi pracodawcom

Jawność nie oznacza publicznej listy pensji konkretnych osób. Dyrektywa dotyczy kryteriów wynagradzania, przedziałów płacowych, danych zbiorczych i różnic między zarobkami kobiet i mężczyzn. Pracownik będzie mógł zapytać o swój poziom wynagrodzenia i o średnie zarobki kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Znikną też klauzule zobowiązujące do zachowania pensji w tajemnicy: każdy będzie mógł mówić, ile zarabia.

Największa zmiana dotyczy jednak rozkładu ryzyka. Przy sporze to pracodawca musi wykazać, że różnica w wynagrodzeniach ma uzasadnienie, a nie pracownik, że jest dyskryminowany. Bez uporządkowanych danych i spisanych kryteriów takiej obrony trudno zbudować.

Obowiązek raportowania luki płacowej, czyli różnicy między średnimi zarobkami kobiet i mężczyzn, obejmie firmy zatrudniające co najmniej 100 osób. Zgodnie z dyrektywą pracodawcy z co najmniej 250 pracownikami raportują co roku, a pierwszy raport, za 2026 r., składają do 7 czerwca 2027. Firmy od 150 do 249 osób mają ten sam pierwszy termin, potem raportują co trzy lata. Firmy od 100 do 149 osób dołączą w 2031 r. Polskie omówienia podają te progi różnie, więc ostatecznie rozstrzygnie je krajowa ustawa.

Dyrektywa wprowadza też próg 5 proc. Jeśli luka w danej kategorii pracowników go osiąga i nie da się jej uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami, pracodawca musi ją naprawić. Brak reakcji w ciągu sześciu miesięcy uruchamia obowiązkową wspólną ocenę wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników. Wysokość kar wciąż jest niepewna: w relacjach z prac nad projektem pojawiają się kwoty do 60 000 zł, od 3 000 do 50 000 zł albo od 2 000 do 60 000 zł.

Dlaczego arkusz kalkulacyjny zaczyna przeszkadzać

Z globalnego badania Sapient Insights (Annual HR Systems Survey) wynika, że ponad 60 proc. zespołów HR, także w dużych organizacjach, nadal pracuje w Excelu. Przy okazjonalnych zestawieniach to wystarcza. Kłopot zaczyna się, gdy dane trzeba stale aktualizować, liczyć mediany i średnie dla wielu kategorii stanowisk, porównywać lukę i w wyznaczonym czasie odpowiadać na pytania pracowników.

Każdy eksport, kopia pliku, ręczna poprawka i wysłanie zestawienia kolejnej osobie zwiększa ryzyko błędu i utraty kontroli nad tym, kto ma dostęp do pensji całej firmy. Tak ujmuje to Anna Voit z Benefit Systems, firmy, która sama sprzedaje narzędzia HR, co trzeba brać pod uwagę przy lekturze:

Nie każda firma od razu potrzebuje nowego systemu. Naszym zdaniem arkusz przestaje wystarczać, gdy spełniony jest choć jeden z tych warunków:

• dane płacowe pochodzą z kilku źródeł i są łączone ręcznie,
• pełną bazę wynagrodzeń ogląda więcej niż kilka osób, a pliki krążą pocztą,
• odpowiedź na pytanie pracownika o poziom płac wymaga kilku dni zestawień,
• lukę trzeba liczyć dla wielu kategorii pracowników, a nie dla jednej średniej.

Ile to kosztuje i co można stracić

Dostawcy systemów do zarządzania wynagrodzeniami w Polsce nie publikują cenników, wyceny są indywidualne. Poglądowo można spojrzeć na rynek systemów ERP: małe wdrożenia zaczynają się od kilkunastu tysięcy złotych, duże sięgają kilkuset tysięcy. To jednak analogia, a nie dane o narzędziach płacowych.

Większym kosztem niż licencja będzie porządkowanie samej struktury płac. Z raportu Grant Thornton „Jawność wynagrodzeń w Polsce” (otwiera się w nowej karcie) (badanie z przełomu listopada i grudnia 2025) wynika, że przygotowania rozpoczęło tylko 45 proc. średnich i dużych firm. Około 12 proc. nigdy nie wartościowało stanowisk, a 58 proc. obawia się, że będzie musiało przebudować system wynagradzania od podstaw. Najczęstsze problemy to brak jasnych kryteriów podwyżek i premii (27 proc.), brak spisanych widełek (18 proc.) i trudność z uzasadnieniem różnic na tych samych stanowiskach (18 proc.).

Po drugiej stronie rachunku są kary, spory z odwróconym ciężarem dowodu i utrata zaufania zespołu. Średnie niewiele mówią o konkretnej firmie: nieskorygowana luka w Polsce wynosiła w 2023 r. około 7-8 proc., wyraźnie mniej niż unijne 13 proc. z 2020 r. Jednocześnie według danych GUS kobiety zarabiają średnio o 795,53 zł mniej od mężczyzn, w większych firmach różnica sięga 1 600 zł, a w finansach i ubezpieczeniach 4 722,60 zł. Uporządkowane dane skracają też czas odpowiedzi pracownikom i zmniejszają ryzyko błędów w raportach do GUS.

Od czego zacząć porządki w wynagrodzeniach

Punktem wyjścia jest wartościowanie stanowisk i przypisanie ludzi do poziomów, bo bez tego nie da się porównać „takiej samej pracy”. Dalej potrzebne są spisane widełki i kryteria podwyżek oraz premii. Dla menedżerów oznacza to koniec decyzji płacowych opartych wyłącznie na wyczuciu: każda uznaniowa podwyżka będzie wymagała argumentu, który da się pokazać.

Dopiero na uporządkowaną strukturę warto nakładać narzędzie. Joanna Liksza z Benefit Systems zwraca uwagę, że automatyzacja przejmuje żmudne zbieranie danych, a HR może zająć się analizą i rozmową z biznesem. System nie naprawi jednak siatki płac, której nikt nie przemyślał.

Przy decyzjach o konkretnych obowiązkach i sankcjach dobrze skonsultować się z prawnikiem prawa pracy, zwłaszcza gdy ustawa krajowa zostanie ostatecznie uchwalona.