Nauka o spotkaniach: liderzy powinni mniej mówić na zebraniach

Prezesi spędzają na spotkaniach prawie trzy czwarte czasu pracy. Przegląd ponad 30 lat badań pokazuje, które zmiany w prowadzeniu zebrań poprawiają ich wyniki.

Przegląd ponad trzech dekad badań nad spotkaniami ukazał się w tegorocznym wydaniu Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior. Jego autorzy to Liana Kreamer z Florida Institute of Technology oraz Steven Rogelberg i Jon Gray z University of North Carolina w Charlotte. Kreamer podkreśla, że prowadzący ma kierować dyskusją, ale nie dominować w niej, a także pilnować, jaką część czasu sam zajmuje, żeby dać głos innym. Badania opisał w październiku Knowable Magazine, a za nim Ars Technica (otwiera się w nowej karcie).

Na świecie odbywa się dziennie blisko miliard spotkań. Nale Lehmann-Willenbrock z Uniwersytetu w Hamburgu zwraca uwagę, że liderzy często mówią najwięcej i dlatego oceniają swoje zebrania lepiej niż uczestnicy. Jej badania nagrań wideo pokazały, że uważne dopytywanie przez lidera poprawia wyniki zespołu. Pytania zadawane bez słuchania odpowiedzi tego efektu nie dają.

Praktyki, które badacze wskazują jako skuteczne:

• zapraszanie tylko osób, które muszą być obecne, z agendą i jasnym celem,
• kilka minut swobodnej rozmowy na początku, co pomaga osobom introwertycznym zabrać głos,
• pisemna burza mózgów (brainwriting) we wspólnym dokumencie lub czacie, w badaniu z 2009 r. skuteczniejsza od tradycyjnej,
• unikanie terminów tuż po lunchu, gdy spada energia,
• przekazanie listy zadań po spotkaniu i ocena jego efektywności.

Ava Scott z Uniwersytetu Kopenhaskiego, badająca pracowników Microsoftu, ustaliła, że najbardziej bezcelowe są spotkania cykliczne. Shopify w styczniu 2023 r. usunęło z kalendarzy prawie 10 000 cyklicznych spotkań z udziałem trzech lub więcej osób.

Inny obraz daje opublikowany we wrześniu roboczy artykuł naukowy (working paper) amerykańskiego National Bureau of Economic Research (NBER (otwiera się w nowej karcie)) zespołu Davida Deminga z Harvardu. Według danych o ponad 9 000 pracowników w Norwegii spotkania zajmują średnio 12 proc. godzin pracy i 14 proc. funduszu płac, a ich większa liczba wiąże się z późniejszym wzrostem wynagrodzeń i uczeniem się w pracy. Badanie jest korelacyjne i nie przeszło jeszcze recenzji, więc nie dowodzi, że to spotkania powodują podwyżki.

Większość opisanych praktyk menedżer może wprowadzić we własnych zebraniach bez dodatkowych narzędzi i kosztów.