Od 18 października orzeczenia medycyny pracy tylko elektronicznie

Kończy się okres przejściowy w cyfryzacji medycyny pracy. Działy kadr mają kilka dni, żeby ustalić, jak będą odbierać e-orzeczenia nowych i obecnych pracowników.

Od niedzieli 18 października 2026 lekarze medycyny pracy muszą wystawiać orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych w formie elektronicznej. Do 17 października ta forma jest dobrowolna i można jeszcze dostać dokument papierowy. Harmonogram podaje serwis Pacjent.gov.pl (otwiera się w nowej karcie) Ministerstwa Zdrowia i NFZ, a zmianę opisały też m.in. pulsHR.pl i Rynek Zdrowia.

Orzeczenie trafia do systemu e-zdrowie i na Internetowe Konto Pacjenta (IKP), do zakładki „Dane medyczne”, a w niej „Medycyna pracy”. Pracownik może pobrać dokument w formacie PDF i wysłać go pracodawcy e-mailem albo poprosić lekarza o wydruk. Na IKP widać też, do kiedy orzeczenie jest ważne. Zakres badań i sposób orzekania się nie zmieniają.

Źródła różnie opisują drogę dokumentu do firmy. Według Pacjent.gov.pl i pulsHR.pl orzeczenie przekazuje pracownik. Według pit.pl i Rynku Zdrowia przekazuje je pracodawcy placówka, w której odbyło się badanie, w terminie i w sposób określony w umowie między firmą a jednostką medycyny pracy. Pracodawca nie ma dostępu do IKP pracownika. Jak podaje GazetaPrawna.pl, otrzymuje tylko dane potrzebne do dopuszczenia do pracy, bez rozpoznań chorób.

GazetaPrawna.pl zwraca uwagę, że rozporządzenie przewiduje wyjątki, w których orzeczenie może być papierowe, np. gdy lekarz nie ma dostępu do systemu. Od lipca lekarze mogą elektronicznie wystawiać także zalecenia. Pacjent.gov.pl i pulsHR.pl podają datę 15 lipca, GazetaPrawna.pl 18 lipca.

Do 17 października placówki nie muszą przesyłać orzeczeń do systemu e-zdrowie, więc brak dokumentu na IKP nie musi oznaczać, że orzeczenia nie wystawiono.

Dla pracodawcy obowiązek się nie zmienia: nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnych badań. Za takie dopuszczenie art. 283 § 1 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł, a przestrzeganie tego obowiązku kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy. Przed 18 października działy kadr mogą sprawdzić umowę z placówką medycyny pracy, ustalić bezpieczny kanał odbioru dokumentów z danymi o zdrowiu i poinformować pracowników, gdzie znajdą orzeczenie.